如何打造 Google 表單作業繳交與自動寄信催繳系統？ | (EP.4) n8n 自動化講師應用教學

每次批改作業前，你是否還在手動打開試算表，一行一行比對學生名單？這種「人工核對」方式不只費時，更容易出現遺漏。這篇教學，我們將實作一套完整的 n8n 自動化系統，讓表單填交、狀態判斷到催繳通知全程零人工介入。

這套系統的核心概念是：「資料收集 → 標準化 → 期限比對 → 自動記錄」。只要學生一送出表單，整個流程就自動啟動，你只需要定期查看試算表即可。接下來，我們拆解 Flow A：Google Form 提交作業 → 寫入 submissions 的每一個節點。

整體流程架構

這個自動化系統由兩個工作流組成：

本篇聚焦在 Flow A，帶你從觸發器開始，逐步建立整個接收與記錄流程。

步驟一：Google Sheets Trigger — 監聽新提交

許多人會直覺選用「Google Forms Trigger」，但我們這裡刻意改用 Google Sheets Trigger，原因在於 Google Form 的回覆會自動同步到「原始回覆」工作表，而 Sheets Trigger 更穩定、也更容易控制觸發時機。

設定方式：

• Document：選擇你的試算表
• Sheet：選擇「原始回覆」分頁
• Event：設為 Row Added（有新資料列加入時觸發）

每當學生提交 Google 表單，這個 Trigger 就會收到一筆新資料，並自動啟動後續流程。

步驟二：Set Submission Fields — 標準化欄位名稱

Google 表單的欄位名稱是中文（例如「學號」、「時間戳記」），在跨節點傳遞時容易因編碼問題出錯。這個節點的任務，就是把中文欄位名稱對應成英文標準欄位：

另外也固定寫入 source: "google_form"，方便未來如果有其他提交來源（如 LINE Bot、API）時，能快速識別資料來源。

步驟三：Get Assignment — 查詢作業設定

資料標準化後，系統需要知道「這份作業的截止時間是什麼時候？」。這些資訊不寫死在程式碼裡，而是統一存放在 assignments 工作表中，讓你隨時調整而不需要修改 workflow。

assignments 工作表的欄位結構建議如下：

這個節點以 assignment_id 和 is_active = 1 作為篩選條件，一次查詢就能取得對應的截止時間與作業名稱。is_active 的設計讓你在作業結束後，只需要把值從 1 改成 0，系統就不會再接受該代號的新提交。

步驟四：Compute Status — 計算準時 / 遲交狀態

這是整個 Flow A 最關鍵的節點。由於 Google 表單的「時間戳記」格式是台灣慣用的 2025/1/15 上午 9:30:00，並非標準的 ISO 格式，JavaScript 原生的 new Date() 無法直接解析，因此我們需要自己撰寫解析函式。

以下是這個 Code 節點執行的三件事：

1. 解析台灣時間格式

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function parseTaiwanDateTime(text) {
  const m = String(text).trim().match(
    /^(\d{4})\/(\d{1,2})\/(\d{1,2})\s+(上午|下午)\s+(\d{1,2}):(\d{2}):(\d{2})$/
  );
  if (!m) return null;

  let [, y, mo, d, ap, h, mi, s] = m;
  h = Number(h);

  if (ap === '下午' && h !== 12) h += 12;
  if (ap === '上午' && h === 12) h = 0;

  return { y: Number(y), mo: Number(mo), d: Number(d), h, mi: Number(mi), s: Number(s) };
}

這個函式用正規表達式拆解時間字串，並正確處理「上午 12 點 = 午夜」、「下午 12 點 = 中午」這兩個 12 小時制的常見陷阱。

2. 比對截止時間，判斷狀態

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const submittedAtDate = new Date(parts.y, parts.mo - 1, parts.d, parts.h, parts.mi, parts.s);
const dueAtDate = new Date(dueAtText); // due_at 為 ISO 格式，可直接解析

const delayMinutes = Math.max(0, Math.floor((submittedAtDate - dueAtDate) / 60000));

const status = submittedAtDate <= dueAtDate ? 'on_time' : 'late';

delayMinutes 只有在遲交時才有意義，Math.max(0, ...) 確保準時繳交的延遲值不會出現負數。

3. 提取 Google Drive 檔案 ID

學生上傳的作業檔案，Google 表單只記錄一個 Drive 分享連結，實際的檔案 ID 藏在 URL 裡。我們用以下邏輯把它抽出來，方便後續流程（例如自動下載或批改）直接取用：

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function extractDriveFileId(url) {
  const patterns = [
    /[?&]id=([a-zA-Z0-9_-]+)/,
    /\/d\/([a-zA-Z0-9_-]+)/,
    /\/file\/d\/([a-zA-Z0-9_-]+)/
  ];
  for (const pattern of patterns) {
    const match = String(url).match(pattern);
    if (match) return match[1];
  }
  return '';
}

這個函式相容三種常見的 Google Drive 連結格式，只要是合法的 Drive URL，都能正確提取。

步驟五：Append to submissions — 寫入資料庫

完成狀態計算後，最後一步是將所有資料追加寫入 submissions 工作表，這張表就是你的「繳交記錄資料庫」。

每一筆記錄包含：

有了這張表，Flow B（自動催繳）只需要用 status = 'late' 或比對「誰的名字不在 submissions 裡」，就能精準找出需要提醒的人。

應用延伸

這套流程的設計概念可以輕鬆複用到各種情境：

• 企業培訓：員工每月繳交學習心得，逾期自動提醒主管
• 合約文件催收：客戶 onboarding 必備文件，系統自動追蹤回收率
• 跨部門進度回報：專案每週回報表，自動標記哪些人尚未填寫
• 活動報名核對：比對報名名單與實際繳費記錄

只要情境符合「收件 → 對照截止時間 → 記錄狀態」的邏輯，這套架構都能直接套用。

常見問答 (FAQ)

Q：為什麼用 Google Sheets Trigger，而不是直接用 Google Forms Trigger？

A：Google Sheets Trigger 比 Google Forms Trigger 更穩定，觸發延遲也更低。此外，Google Form 回覆預設就會寫入連動的試算表，因此監聽 Sheets 的「新增列」事件，功能上完全等效，且更容易在試算表直接觀察與除錯資料。

Q：台灣時間的「上午/下午」格式真的不能直接用 new Date() 解析嗎？

A：對，new Date("2025/1/15 上午 9:30:00") 在不同 JavaScript 環境下行為不一致，部分環境會回傳 Invalid Date。在 n8n 的 Code 節點環境中，含有「上午」、「下午」中文字符的時間字串無法被原生 Date() 正確解析，必須自行用正規表達式拆解後再重組為 Date 物件。

Q：assignments 表的 is_active 欄位有什麼用？

A：這是一個「開關」設計。當一份作業的截止日已過，你只需要把 is_active 從 1 改為 0，Get Assignment 節點就找不到這筆資料，後續流程會中斷並報錯，避免過期作業繼續被記錄。這讓你不需要修改任何程式碼，純粹靠試算表資料來控制哪些作業「仍在接收中」。

Q：delay_minutes 為什麼要用 Math.max(0, …) 防止負數？

A：遲交判斷式是 submittedAt - dueAt。準時繳交時，這個差值是負數，代表「提早了幾分鐘」。但 delay_minutes 欄位的語義是「延遲了多少分鐘」，對準時的同學來說應該是 0 而不是負數，Math.max(0, ...) 確保寫入資料庫的值語義清晰。

Q：drive_file_id 提取有什麼用途？

A：Google Drive 的分享連結有多種格式（含 /d/、?id=、/file/d/ 等），直接儲存 URL 不方便後續程式化操作。提取 drive_file_id 後，後續節點可以直接呼叫 Google Drive API，例如：自動將檔案移到指定資料夾、設定閱讀權限、或讓 AI 節點直接讀取文件內容進行自動批改。

Q：如果學生重複提交怎麼辦？系統會判斷成最新一筆嗎？

A：目前 Flow A 的設計是「每筆提交都寫入」，不會自動去重。如果你需要「同一個學生只保留最後一筆」，可以在 Append 節點之前加入一個 Google Sheets 查詢節點，先確認該 student_id + assignment_id 是否已有資料，再決定要覆寫還是新增。或者在 submissions 表的後處理（如 Flow B）中，以 student_id 分組取最新時間的那筆即可。

Q：這套系統可以只用 Google 試算表和 n8n，不需要其他付費工具嗎？

A：可以，本篇所有流程都只使用 Google Sheets（免費）+ n8n（可自架 Community 版免費使用）。整套系統零額外費用，適合教育機構或預算有限的團隊直接部署。