每日定時檢查未交作業並發送提醒信 | (EP.5) n8n 自動化講師應用教學

哈囉，歡迎來到自動化工作流的實戰教學。在接續上一集建立作業提交表單後，今天要進入更關鍵的一環：每天自動比對誰還沒交作業，並寄出精準的提醒 Email。

身為講師，你應該把時間花在教學上，而不是每天手動逐一核對學生的繳交進度。這套工作流讓系統在每天早上 9 點幫你做完這件事，而且內建多重防呆機制，保證不會重複騷擾已繳交或當天已提醒過的學生。

工作流整體架構

這套工作流圍繞著四份 Google Sheets 試算表運作，透過「資料比對」找出需要提醒的學生，再執行寄信與紀錄。整體分為以下五個階段：

Google Sheets 資料表設計

在建立工作流前，需先在同一份試算表中建立四個工作表（Sheet），各自負責不同功能：

assignments（作業清單）

students（學生名單）

submissions（繳交紀錄）

reminder_logs（提醒日誌）

設計原則： 工作流只讀取 is_active = 1 的作業，因此新增或停用作業只需修改試算表中的欄位值，完全不需要改動 n8n 流程。

核心比對邏輯：誰需要收到提醒信？

工作流的核心是一段 JavaScript Code 節點，邏輯如下：

篩選條件：同時符合以下三點，才會被列入寄信名單

1. 尚未繳交該份作業：比對 submissions 表，以 student_id + assignment_id 作為組合鍵判斷。
2. 今天尚未被提醒過：比對 reminder_logs 表，確認今日（台灣時間）尚無對應紀錄。
3. 有有效的 Email：缺少 Email 的學生資料直接略過，不中斷流程。

時區處理細節： 系統使用 UTC+8 台灣時間進行日期判斷，確保在台灣時間 9 點執行時，「今日」的判定是正確的。

1
2
3

台灣時間 = UTC 時間 + 8 小時
比對鍵 = student_id :: assignment_id
今日判定 = taiwanNow.toISOString().slice(0, 10)

這個設計讓流程即使被手動觸發多次，同一位學生在同一天內也只會收到一封提醒信。

寄信節點設定與防錯機制

信件內容動態化

提醒信的主旨與內文都使用動態變數，讓每封信看起來更有針對性：

• 主旨： 作業提醒：[作業名稱] 尚未提交
• 內文： 包含學生姓名、作業代號、作業名稱、截止時間

自動重試機制

寄信節點設定了「失敗自動重試」：

• 重試次數：3 次
• 每次間隔：5 秒
• 允許失敗繼續執行（continueOnFail: true）——確保單一學生的寄信失敗不會中斷整批發送

結果分流

寄信完成後，系統透過判斷 Gmail 是否回傳 id 欄位，來決定寫入哪份日誌：

• 有 id（成功） → 寫入 reminder_logs，作為下次「今日已提醒」的比對依據
• 無 id（失敗） → 寫入 failed_reminder_logs，記錄錯誤訊息供人工追蹤

工作流測試清單

正式上線前，建議準備以下測試情境逐一驗證：

• 學生已繳交： 確認不出現在寄信名單中
• 學生未繳交： 確認收到提醒信，且 reminder_logs 有新增紀錄
• 重複手動執行： 確認同一位學生當天只收到一封
• 學生無 Email： 確認流程不中斷，直接略過該筆資料
• 作業 is_active = 0： 確認該作業不在本次提醒範圍內

全數通過後，Cron 排程即可正式上線，系統從此每天早上自動幫你追蹤進度。

常見問答 (FAQ)

Q：如何新增一份新作業，讓系統開始追蹤？

A：直接在 Google Sheets 的 assignments 工作表中新增一列，填入 assignment_id、assignment_name、due_at，並將 is_active 設為 1 即可。工作流每天執行時會自動讀取最新資料，完全不需要修改 n8n 流程。

Q：如果某份作業的提醒期限已過，該如何停止寄送？

A：將該作業在 assignments 表中的 is_active 欄位改為 0（或任何非 1 的值），工作流便不會再讀取這份作業，自然也不會繼續發送提醒。

Q：如何避免同一天對同一位學生重複寄送提醒信？

A：工作流在執行比對時，會讀取 reminder_logs 中當日的紀錄，建立「今日已提醒組合鍵集合」（以 student_id + assignment_id 為鍵）。若該組合鍵已存在，這位學生就會從本次寄信名單中被剔除。這個機制確保即使工作流被手動觸發多次，同一學生每天最多只收到一封提醒。

Q：如果學生名單中某位學生沒有填寫 Email，會發生什麼事？

A：Code 節點在組建寄信名單時，會直接跳過沒有 Email 的學生資料，不會將其加入輸出清單。即使有漏網之魚進入後續節點，發信前還設有一道「If Has Email」條件判斷，確保沒有 Email 的資料不會觸發寄信動作，也不會造成流程中斷。

Q：寄信失敗時，系統會怎麼處理？

A：寄信節點設有「失敗自動重試 3 次，每次間隔 5 秒」的機制。若三次重試後仍失敗，系統會將該筆資料（含學生代號、作業代號、錯誤訊息、失敗時間）寫入 failed_reminder_logs 工作表，供管理員後續追查或手動補寄。此外，寄信節點設定了 continueOnFail: true，單一筆失敗不會中斷整批發送，其他學生仍會正常收到提醒。

Q：系統如何判斷學生是否已繳交？提交記錄需要手動維護嗎？

A：submissions 工作表記錄所有已繳交的學生與作業組合，比對鍵為 student_id + assignment_id。這份資料通常由上一集介紹的表單提交流程（EP.4）自動寫入，不需要手動維護。只要整個自動化系列串接完整，從學生提交表單到更新繳交紀錄，再到本集的每日提醒，整條鏈路都會自動運作。

Q：這套流程可以同時追蹤多份作業嗎？

A：可以。Code 節點的邏輯是「學生名單 × 啟用中作業」的全量組合比對，因此無論 assignments 表中有幾份啟用中的作業，都會在同一次執行中被一併處理。每位學生可能在同一天收到多份不同作業的提醒信（各自獨立寄出）。

Q：Cron 排程的時區設定需要注意什麼？

A：n8n 的 Cron 表達式 0 9 * * * 依據的是 n8n 伺服器的系統時區。若伺服器使用 UTC，設定「早上 9 點台灣時間」應改為 0 1 * * *（UTC 1:00 = 台灣 9:00）。Code 節點內部已額外加入 UTC+8 偏移換算，確保「今日」的日期判斷以台灣時間為準，避免跨日比對錯誤。