Canva 自動化實戰：大量證書、聘書一鍵生成工作流
做行政工作最怕什麼？不是難度高，而是重複性高。比如做一百張顧問聘書，或者兩百張學員證書。傳統做法是打開 Word 或 PPT，複製名字、貼上、另存新檔，重複一百次。
如果你還在這樣燃燒生命，那真的太委屈自己了。這種機械式的動作，應該交給機器來做。今天要解構的，就是享哥的「Canva 大量製作」工作流。
必備工具清單
這套流程的核心邏輯是「設計」與「資料」分離。你需要以下工具來建構自動化系統：
- Canva (建議 Pro 版)： 負責皮囊，功能才完整。
- Google Sheets： 負責靈魂，用來整理名單資料。
至於底圖素材，現在也不用自己畫了。搭配 AI 生成工具（Gemini、Midjourney 或 Canva 內建），幾秒鐘就能搞定一張具備國際感的底圖。
第一階段：搞定底圖設計 (AI 輔助)
首先，我們要準備一張乾淨的「容器」。你可以直接在 Canva 內使用「建立圖像」功能，輸入提示詞。
1 | 直式 A4 尺寸、極簡風格、具國際感的講師聘書設計 |
選一張順眼的，或者上傳你自己設計好的圖片。如果 AI 生成的圖上有奇怪的亂碼文字，別擔心。使用「編輯圖片」裡的「魔法橡皮擦」或「抓取文字」，把它們擦乾淨即可。
第二階段：建立 Google Sheets 資料庫
打開你的 Google Sheets，這裡掌管著所有變數。第一列必須是清楚的標題（Header），這將對應到 Canva 的變數欄位。
1 | 姓名, 職位, 聘期 |
接著填入所有人員資料。如果是測試流程，也可以請 AI 幫你隨機生成一堆假名單。確認資料無誤後，這份表格就是你的自動化燃料。
第三階段：Canva 排版與變數設定
回到 Canva 編輯畫面，按下鍵盤 T 新增文字框。我們要建立三個對應的「佔位符」：講師姓名、職稱、日期。
這裡有個關鍵細節，字體請選最安全的黑體（如 Noto Sans）。把字體大小調整好（例如 88 號字），並拖曳到正確位置。這一步做對了，後面才不會跑版。
第四階段：開啟 Canva「大量建立」功能
重頭戲來了，點選 Canva 左側邊欄的「應用程式 (Apps)」，搜尋並開啟 「大量建立 (Bulk Create)」。
系統會問你資料哪裡來，請點選「選取資料來源」。你可以選擇以下兩種方式之一：
- 直接上傳 CSV 檔。
- 連結剛剛做好的 Google Sheets。
只要 Canva 讀取到表格，第一關就過了。
第五階段：資料欄位連結 (Connect Data)
這是新手最容易卡關，也是最重要的一步。
- 點選畫布上的「姓名」文字框。
- 按右鍵（或點選 …），找到 「連結資料 (Connect Data)」 這個選項。
- 選擇對應的欄位名稱（如：姓名）。
成功後，原本的文字會變成 {姓名} 這種括號格式。依樣畫葫蘆，把「職稱」與「日期」也都綁定好。
第六階段：批量生成與檔案輸出
點擊左側面板的「繼續」，確認名單都已勾選，按下 「建立 xx 個設計」。
Canva 會自動彈出一個新分頁，裡面是已經套用好所有名字的幾百頁文件。檢查沒問題後，點擊右上角「分享」→「下載」：
- 印刷用： 選 PDF 列印。
- 電子檔： 選 PNG 或 JPG。
實戰防雷小筆記
雖然流程簡單，但有幾個坑不要踩：
- 字體選擇： 如果生成後文字消失或變亂碼，通常是字體不支援，換回通用黑體就對了。
- 長度預覽： 生成前要確認最長的名字會不會超出邊界。
- 工具版本： 強烈建議使用 Pro 版帳號。無論是 AI 生成底圖的質感，還是去背修圖的魔法工具，省下的時間絕對超過訂閱費的價值。
把重複的動作自動化，把時間留給更有價值的思考。這才是現代工作者該有的節奏。